用AI帮我看报价单：一个真实的工作流程

很多人问我具体怎么用AI辅助工作。今天把我每天在用的一套流程写出来。这套流程我用了快一年，已经改了好几版。

场景：客户发来一份装修报价单，让我帮看。材料列表、数量、单价、施工工艺说明——通常十几页。

第零步：先处理客户信息

报价单进入任何第三方 AI 之前，先隐藏客户姓名、电话、地址、合同编号、付款账户等直接身份信息。与判断无关的聊天内容也不上传。

如果资料无法完成去标识，或者客户明确要求保密，我不会把它交给第三方模型。这一步省不了，也不能用“只是让 AI 整理一下”来绕过去。

第一步：把报价单变成AI能读的格式

PDF拍照识别、微信截图、扫描件——不管什么格式，先转成文字。

我用的方法很简单：手机拍照 → 微信发给自己 → 电脑端复制到AI对话窗口。现在的AI都能直接读图，不用单独OCR。

如果页数太多（十几页以上），分批发。一次发3-5页，AI处理得更准。

第二步：让AI按我的框架整理

我不让AI自由发挥。我给它一个固定的整理框架：

"把这份报价单按以下结构整理：材料名称、数量、单价、品牌型号、工艺说明、备注。逐项列出。有模糊的地方标出来。"

这个框架是我17年看报价总结出来的——每一项必须落到这几个字段。AI帮我做的是"搬运和标注"，不是"判断"。判断我自己来。

第三步：让AI做第一次检查

整理完之后，我让AI对照我的检查清单逐项标注：

"检查以下项目是否缺失或有模糊：1.材料品牌和具体型号 2.每项施工的工艺标准和遍数 3.辅材是否单独列明 4.计量方式是按面积/米/项 5.是否有'另计''暂估'标记"

AI输出后，每一项标三种颜色：绿色（明确）、黄色（不够清楚）、红色（缺失或有风险）。

第四步：我过一遍，加判断

AI标完之后，我逐行看。黄色和红色的我重点看，加上我自己的判断：

• "这个防水工艺写了三遍，但没写闭水试验谁负责"
• "墙面处理只写了做法没写验收标准，后期扯皮风险高"
• "按实结算的条款没设上限，这个要跟客户说"

AI能帮我看"有没有写"，但不能替我看"写了够不够"。这个判断我用17年经验做。

第五步：生成客户版报告

AI检查完+我批注完，我让AI把这些整理成一份客户能看懂的版本：

"把以上风险点整理成一份清单，分为三类：必须修改的条款、签约前要问清楚的问题、可以接受的合理风险。用简单的中文写，不要用专业术语。"

这份报告我再过一遍，改一下语气让它像我说的话，然后发给客户。

整个过程：原来我一个人看一份报价需要30-45分钟。现在AI整理完我再审，大概10-15分钟。省下来的时间是AI帮我的。判断的准确度没有降低——因为做判断的还是我。